對(duì)于HR而言，日常工作中各類簽字蓋章文件數(shù)量龐大，文件管理堪稱一項(xiàng)艱巨任務(wù)。在紙質(zhì)合同時(shí)代，合同歸檔、查找與存儲(chǔ)的繁瑣程度，讓不少 HR 苦不堪言，不僅耗費(fèi)大量時(shí)間精力，還容易出現(xiàn)文件丟失、損壞等問(wèn)題。
隨著電子合同的普及，簽約流程實(shí)現(xiàn)了全線上化，文件管理的效率與便捷性大幅提升。但部分 HR 仍受傳統(tǒng)思維束縛，糾結(jié)于電子合同簽署后是否還需打印成紙質(zhì)文檔進(jìn)行歸檔。實(shí)際上，這種做法既不可取，也無(wú)必要。
若想實(shí)現(xiàn)電子合同的安全妥善保存，無(wú)需將其轉(zhuǎn)化為紙質(zhì)形式，只需達(dá)成以下關(guān)鍵目標(biāo)：精準(zhǔn)鎖定數(shù)據(jù)生成時(shí)間，有效驗(yàn)證數(shù)據(jù)傳輸與存儲(chǔ)過(guò)程中未遭篡改，確保合同作為證據(jù)時(shí)具備司法采信效力。
合規(guī)可靠的電子合同平臺(tái)，如簽盾電子合同簽約平臺(tái)，充分運(yùn)用區(qū)塊鏈、加密算法及時(shí)間戳等前沿技術(shù)，對(duì)合同簽署全流程進(jìn)行全方位記錄。不僅能精確記錄簽署時(shí)間，還能對(duì)電子數(shù)據(jù)進(jìn)行加密固化存證，從源頭杜絕數(shù)據(jù)被篡改的風(fēng)險(xiǎn)，保障簽署行為的真實(shí)性與不可抵賴性。在需要舉證時(shí)，平臺(tái)可出具具有司法效力的公證書與公證保管函，為合同的法律效力提供堅(jiān)實(shí)保障。
將電子合同存儲(chǔ)于云空間，才是更為科學(xué)高效的管理方式。如此一來(lái)，既能避免紙質(zhì)合同打印、存放占用大量空間，又能在需要時(shí)快速檢索、便捷打印，讓文件管理工作變得輕松省心。
