隨著偽造篡改合同、私刻假章、冒簽代簽以及丟失等新聞事件頻發,可見合同管理的重要性。對于企業來說,合同簽署管理是企業經營管理中重要的一環,直接影響著企業的效益和損失,那么,企業應該如何做好合同管理呢,以下這3點值得重視。
1、建立管理制度
所謂的管理制度即規范化合同管理,制定合同使用規范以及用章流程,嚴格審批制度。同時對合同管理人員進行規劃范培訓,依照合同規范和用章流程進行合同的簽署、歸檔以及用章的使用,明確職權以及責任,一旦發生糾紛,能立刻響應追溯,將損失降到最小。針對偽造、私刻假章問題,可以對合同、印章設置防偽標識,即使不能杜絕,但盡量做到防范。
2、設置監督機制
在做好企業合同管理人員的培訓同時,還可以增設一個監管部門,對合同、印章使用規范以及使用過程進行監管,有了監管機制就能確保更加規范,減少風險的發生。但是從另一方面來說,監管部門的出現無形中也增加了企業的人員成本。
3、借助電子合同
以上兩點合同管理的措施或建議都是基于紙質合同管理上的,治標不治本,要想真正解決紙質合同管理帶來的一系列風險,需要借助電子合同,作為適應互聯網發展、無紙化辦公的新興合同簽署方式,電子合同有著紙質合同無法比擬的優勢,電子合同從簽署到管理都可以在線上完成,實現了電子化簽約管理,簡化了紙質合同的簽署流程以及用章審批,不僅便捷高效,而且還安全可靠。
在電子合同管理過程中,通過電子簽名、實名認證、區塊鏈、時間戳、第三方存證等技術服務手段,真正做到了杜絕偽造、篡改、冒簽代簽等風險,確保了電子合同簽署的安全有效。
