受疫情的影響,在線化、數(shù)字化辦公已經(jīng)成為企業(yè)經(jīng)營(yíng)發(fā)展的趨勢(shì),相應(yīng)的紙質(zhì)合同簽署已經(jīng)不太適應(yīng)在線化、數(shù)字化辦公,嚴(yán)重制約著業(yè)務(wù)效率和增加成本。而電子合同是數(shù)字化重要應(yīng)用工具,可以幫助企業(yè)在線化、數(shù)字化辦公提高效率,節(jié)省成本。
首先我們來(lái)看紙質(zhì)合同簽署的痛點(diǎn):
1、簽署管理效率低,受疫情影響,使用紙質(zhì)合同異地簽署、內(nèi)部辦事合同傳閱審批都變得非常不便,不僅郵寄時(shí)間增加、而且審批因在線辦公導(dǎo)致不同步、效率低下,耽誤業(yè)務(wù)進(jìn)程。同時(shí)簽署完成的紙質(zhì)合同,需要占用公司的物理倉(cāng)儲(chǔ)和專人人員進(jìn)行管理,一旦業(yè)務(wù)旺季,需要簽署大量的合同,容易把合同搞混、丟失不說(shuō),而且積累在一起查找也不方便。
2、簽署成本高,對(duì)于紙質(zhì)合同簽署來(lái)說(shuō),其涉及到的環(huán)節(jié)包括打印、郵寄、倉(cāng)儲(chǔ)、專門的人工等諸多成本,簽署一份紙質(zhì)合同的成本大約在20元,成本是比較高的。
3、紙質(zhì)合同的風(fēng)險(xiǎn)是不可控的,簽署紙質(zhì)合同容易出現(xiàn)各種突發(fā)問(wèn)題,比如簽署身份不可控、簽署行為意愿不可控,出現(xiàn)假身份、代簽、冒簽甚至偽造合同、印章等,帶來(lái)不小的損失。
簽署電子合同如何為企業(yè)降本增效
首先電子合同是通過(guò)電子信息網(wǎng)路以電子形式雙方約定簽署的合同形式,交易雙方只需要在電子合同簽署平臺(tái)上進(jìn)行在線化的合同簽署即可,而且全程電子化簽署、存儲(chǔ)管理非常的高效且方便。
對(duì)于合同安全問(wèn)題,電子合同通過(guò)實(shí)名認(rèn)證對(duì)簽署雙方的身份進(jìn)行數(shù)據(jù)比對(duì)、確認(rèn)真實(shí)有效,同時(shí)通過(guò)頒發(fā)數(shù)字證書具備了身份、簽名不可抵賴性。在合同簽署過(guò)程中,平臺(tái)會(huì)再次要求簽署雙方進(jìn)行意愿認(rèn)證,以確保電子簽名是本人操作和意愿的表達(dá)。
此外,如簽盾電子合同簽署平臺(tái)還采用區(qū)塊鏈、時(shí)間戳等技術(shù)手段對(duì)電子數(shù)據(jù)進(jìn)行加密上鏈存儲(chǔ),以確保數(shù)據(jù)不被篡改;保證電子數(shù)據(jù)的完整性和客觀性。
對(duì)于合同的管理上,電子合同通過(guò)平臺(tái)以及聯(lián)合第三方存證機(jī)構(gòu)進(jìn)行存儲(chǔ)。平臺(tái)管理電子合同也無(wú)需占用物理倉(cāng)儲(chǔ),在線歸檔和查閱,無(wú)需擔(dān)心合同搞混、丟失等問(wèn)題,使用起來(lái)簡(jiǎn)單快捷。重要的是,簽署電子合同的成本只要2-7元,如簽盾電子合同一份只要4元,相較于紙質(zhì)合同的成本,降低了80%,為企業(yè)大大節(jié)省了成本。
