合同管理是企業(yè)簽署合同必不可少的一個環(huán)節(jié),如果合同管理不善也會成為引發(fā)糾紛的根源。目前大多數(shù)企業(yè)的合同管理仍是采用紙質(zhì)合同方式,而隨著數(shù)字化發(fā)展深入,電子合同越來越盛行,并且有效解決了紙質(zhì)合同管理過程中帶來的低效,風險大等問題。
企業(yè)如何做好合同管理,首先要了解紙質(zhì)合同管理中存在哪些問題。
1、紙質(zhì)合同的審批流程復雜,效率低
紙質(zhì)合同的審批流程比較繁雜,從部門負責人、法務到管理層、財務等需要多層的審批,而且在審批管理過程中還會因不可控的因素導致審批時間延長,非常影響合同的簽署效率。
2、紙質(zhì)合同的管理工作量大
小企業(yè)還好,合同簽署量小。但是像集團企業(yè)、一些大型的企業(yè)就比較的麻煩,日常需要簽署大量的合同,涉及各個種類,管理人員需要根據(jù)合同類型對相應的紙質(zhì)合同進行編號,分類甚至是歸檔,重復機械性的工作容易造成人為失誤,并且?guī)頁p失。后續(xù)大量的合同查找起來也非常的不便。
3、紙質(zhì)合同的管理成本高
管理大量的紙質(zhì)合同需要專門的存儲室,并且聘請專門的管理員進行合同管理,導致企業(yè)需要額外的支付一筆倉儲以及人員的成本。
以上可以看出,紙質(zhì)合同管理已經(jīng)不適應現(xiàn)代企業(yè)的發(fā)展了,尤其是隨著無紙化辦公、遠程協(xié)同的趨勢發(fā)展,電子合同提供了更加便捷、高效、安全的管理方式。
1、電子合同提高了簽署效率
電子合同的簽署不受時間、地域的限制,只需要通過線上電子合同簽署平臺如簽盾電子合同簽署平臺,可以隨時隨地進行在線簽署,線上審批、線上授權用章,節(jié)省了不少時間成本,提高了合同的簽署效率。
2、電子合同管理更加便捷
電子合同簽署完成后,自動會保存在云端,企業(yè)可以隨地在線歸檔、查閱或者下載,無需專門的倉儲室及管理人員,同時也省去了合同管理手動分類、歸檔等重復機械的操作流程,讓企業(yè)合同管理更加便捷,人員高效配置。
3、電子合同管理更加安全
相較于紙質(zhì)合同管理過程中出現(xiàn)丟失、損毀等問題,電子合同管理是電子數(shù)據(jù)的管理,存儲在線上,同時通過電子簽名、數(shù)字證書、區(qū)塊鏈、時間戳等技術手段對數(shù)據(jù)進行加密上鏈,保證了數(shù)據(jù)存儲的安全,真實,減少合同糾紛。
