隨著疫情防控常態化,企業線上辦公,線上開展業務的場景變得頻繁,也加快企業數字化轉型的進程,作為數字化的基礎設施電子合同、電子簽名在合同簽署環節,取代了紙質合同簽署方式,成為線上簽約的重要方式。
相較于紙質合同,電子合同的的主要應用場景在線上,適應了數字化發展的需要,解決了紙質合同異地簽署不便、管理難、成本高、潛在風險大等問題,幫助企業實現降本增效。
疫情之下,紙質合同簽署有著諸多不便。面對面不能接觸,快遞又受阻,企業急需簽署的合同無法及時的進行簽署;企業員工居家辦公,需要用章無法去公司或找不到人來蓋章;各類的文件因居家辦公分散,無法統一管理,另外,領導需要查閱相關的合同文件,也無法及時有效的調取,導致事情不能順利開展。
這些都是紙質用章會遇到的難題,但是對于電子合同、電子簽名來說,這些都很好的解決。
首先電子合同簽署是通過線上平臺進行的,無需面對面,更無需快遞郵寄,雙方只需進行實名認證,上傳需要簽署的合同文件,發起合同簽署信息,即時收發,雙方確認合同內容之后,即可進行簽字蓋章了,整個過程只需1-3分鐘就可以完成,保證了合同簽署的進行及業務開展。
其次,電子合同的印章采用的是電子化管控,通過身份認證,即可制作生成電子簽名,企業的電子印章由管理人員統一管控,需要用章在線進行授權即可,不受時間、地域的限制,并且用章的過程留痕,全程記錄,可查可追溯,確保了用印安全。
最后,電子合同的存儲采用云端存儲及同步第三方存證機構的方式,查詢、查閱、歸檔等管理全流程電子化操作,無需人工進行歸檔,也無需擔心查詢、查閱不及時的問題,一鍵關鍵詞搜索就能查看,非常的簡單。
此外,電子合同的存儲及簽署過程,采用區塊鏈、時間戳等技術手段,對電子簽約主體、簽約文件、時間、地點等數據進行存證保全,確保了數據不被篡改,保證了電子合同的存證及出證,維護用戶的合法權益。
